Den populære disciplin 5S, er ofte det første Lean "værktøj" som tages i brug i en Lean transformation.
Det er dog ikke sikkert at orden og ryddelighed er jeres største udfordring. Dermed er det ikke også tvivlsomt om 5S kaizen event, giver jer den største umiddelbare effekt. Men 5S er enkelt at gennemføre og giver et meget synligt resultat, som kan motiverer til mere. Det man jo også kalder for "lavthængende frugter".
Derfor bliver 5S ofte brugt som træning af teams, i at gennemføre kaizen events. Således at kaizen metodikken er på plads inden man kaster sig over mere krævende forbedringer og relaterede lean "værktøjer".
5S er en del af det overordnede princip om "Visuel ledelse". Her er formålet, at man til enhver tid har hurtigt har overblik over et område og tydeligt kan konstatere, om området er i kontrol, om materialer er tilgængelige og om udstyr og værktøj er til rådighed. Således; Alting har en plads og alting er på sin plads.
Første S - Sorter
Andet S- sæt i orden
Nu er vi nået til det andet S (2. S), hvor vi skal sætte tingene fra den grønne og den gule kasse i en overskuelig orden. De grønne ting bør placeres tæt på hvor de bruges og opsættes synligt. Hvis enkelt værktøjer bruges flere steder i området, bør I anskaffe flere enheder, så de kan placeres tæt på de enkelte brugssteder. Målet er at folk ikke skal gå eller bevæge sig ret langt væk, for at få fat i værktøjer.
De ting vi ikke bruger så ofte, placeres centralt og gerne synligt. Dermed er det let for medarbejderne at finde tingene når de skal bruges. Hvis ting placeres i skabe, er det en god ide at sætte tekster med indholdet på ydersiden af skabslågerne, så man hurtigt finder det rette skab.
Det er vigtigt at tingene har en fast plads og at placeringen mærkes med tekst eller f.eks. værktøjsskygger, dermed er det tydeligt hvad der mangler og hvor ting skal placeres.
Det er normalt let og ganske tilfredsstillende for teamet, at få nødvendigt værktøj og udstyr sat op der hvor det bruges.
Tredje S - Systematisk rengøring
Det er knap så populært men nødvendigt, at få gjort ordentligt rent i området (3.S). Efter en grundig rengøring, bør det praktiseret at man "holder rent" og ikke har brug for at "gøre rent". Altså at der indføres rutiner for opgaver omkring det at holde rent, fylde op og andre ting der gentages. I kan med fordel anvende en vendekorts tavle, med rød/grønne opgavekort, placeret i et dags- og ugeskema. På kortene er opgaverne og frekvensen noteret og de vendes fra rød til grøn, når medarbejderen har fuldført opgaven. Det gør det let for kolleger og ledelsen at følge med i om rutinerne følges - det er også visuel ledelse.
Fjerde S - Standardiser
Nu kommer den vanskelige del; fastholdelse (4.S). For hvordan sikrer vi at vores 5S event, ikke blot bliver en periodisk 3S øvelse?
Standarder er et væsentligt element i fastholdelsen. Med en standard kan vi sikre fastholdelse, fordi vi med standarden har aftalt, hvordan vi vil have at området præsenterer sig.
Standarden kan være et billede, der viser placeringer og opmærkning. Billedes opsættes synligt, så man til enhver tid kan se om området ligner billedet.
Femte S - Selvdisciplin
En metode for fastholdelse, er at lave interne 5S audits. Her kommer en trænet kollega fra et andet område forbi (Friske øjne). Sammen med en leder og områdets Teamlead, tjekker kollegaen om det der ses svarer til de standarder der er lavet for området.
Resultatet kan eksempelvis anføres som en score efter 5 skalaen, der er almindelig anvendt som Lean audit grundlag.
Formålet med 5 skalaen er både fastholdelse og forbedring.
Audit teamet aftaler med den lokale team leder, hvad der bør sættes i gang for at forbedre den anførte score. Selvsagt, bør den lokale 5S score være en del at virksomhedens KPI system.
Team lederen skriver opgaverne der er foreslået på den lokale Action/kaizen tavle og teamet aftaler nærmere med deres leder og teknikere, hvad der skal gøres. Teamet opdaterer de lokale standarder efter behov når forbedringerne kræver det (5.S).
Det er således praktisk PDCA - Plan, Do, Check og Act.
Fokus på forbedringer som fælles indsats, ikke at lede efter fejl hos kolleger
Der vil i løbet af en almindelig arbejdsdag forekomme afvigelser. Der vil være ting i gang og i brug, desuden skal lokale buffere og lagre genopfyldes osv. så lidt rod og paller uden for opmærkningen vil forekomme og skal ikke noteres som afvigelser. 5S audits må ikke blive en "pegefinger" og målet er ikke at finde fejl hos kollegaer, men at hjælpe dem med at identificere praktiske forbedringer, der kan gøre 5S niveauet bedre.
Således skal ledelsens sikre fokus, ved at efterspørge og rose forbedringer og ikke tillader at man forbigår eller udsætter audits "fordi man lige skal nå noget andet".
Dermed er der en god chance for at man kan får det 4. og 5. S i spil og så vil man over tid får implementeret en reel PDCA forbedrings kultur omkring orden og visuel ledelse.
Hvad er det værd?
Det tager lang tid og kræver en hel del tålmodighed, men arbejdet lønner sig. En simpel tommelfinger regel siger at 5S kan give op til 10% forbedret produktivitet. Det er dog meget svært at påvise, da vi sjældent ved hvor meget tid der egentlig bruges på at lede efter ting og hvad der ellers er konsekvensen af uorden og mangel på overblik.
Keep up the good Lean work!
