Værdistrømsanalyse eller Value stream mapping, et et helt centralt element i Lean værktøjskassen.

En værdistrøm beskriver f.eks. et produkt vej fra råmateriale til færdigt produkt. Værdistrømmen kan efter behov laves for en begrænset del af processen eller for hele kæden, fra råstof udvinding til bortskaffelse/genanvendelse.  Dette kommer an på hvad formålet med at lave værdistrøms analysen er. I de fleste tilfælde har man behov for at skabe et lokalt overblik, for at kunne gennemføre forbedringer i form af kaizen. 

 

Der er udgivet mange bøger om emnet, både for administrative processer, for service og især omhandlende produktion.

Vi anbefaler oog forhandler Lean Interprize institutes bogserie om værdistræmsanalyser. Den mest kendte er "learning to see" eller på dansk "Lær at se". Bøgerne er praktiske "work books" med spiralryg.

Du kan herunder se hvor i værdikæden, bøgerne har deres fokus. Følg linket hvis du ønsker at købe bøgerne og andet du skal bruge til Værdistrøms analyse. 

 

 

En Værdistrøms analyse er en sekvens af elementer der afdækker de udfordringer der eksisterer i dag og skaber overblik og retning for at skabe et bedre flow af opgaver, produkter eller service ydelser.

 Elementerne i en Værdistrøms analyse: 

    

Gennemfør værdistrøms analysen i forhold til hvordan processen ser ud i dag.

Det kaldes også Current state.

Formålet er at finde udfordringer og spild der kan forbedres eller fjernes så gennemløbstiden sænkes.

Det er helt essentielt at ingen bebrejdes eller udstilles i arbejde. Vi leder ikke efter skyld.

 Sørg for at nøglepersoner der har indgående kendskab til processerne deltager i analysen.

 Det er også vigtigt at folk der er mere perifere i forhold til processen deltager. De er ofte berørt at ting der ikke fungerer så godt og kan bidrager til at se spild i processerne, som de der arbejder direkte med processerne måske ikke er opmærksomme på.

Opstil en vision for en perfekt værdistrøm, via brainstorms.

Det kaldes Future state.

Visionen vil i praksis måske være vanskelig at gennemføre, men det er vigtigt at man "tænker ud af boksen" og får opstillet et flow der er ambitiøst. 

Den reelle gennemførelse vil foregå trinvist. Over tid vil man trimme processerne og fjerne spildet, via mange Kaizen events.

Det er sandsynligt at den oprindelige vision der syntes at være urealistisk da den blev lavet, faktisk er blevet overgået.

Her omsættes de udfordringer of det spild som I fandt i trin 1 til opgaver der skal gennemføres for at I kommer nærmere den fremtidige værdistrøm.

I skal skabe en brutto liste med alle opgaver der er identificeret.

Hver opgave skal ikke detaljeres eller igangsættes endnu. Det er vigtigt først at skabe sig et overblik så resurserne kan bruges bedst muligt.

Vær opmærksom på at kolleger kan have processer eller "darlings" som de ikke kan se kan undværes.

Men alt skal i spil. 

I skal nu prioritere de opgaver som er identificeret.

Prioritet efter to akser: Hvor let eller resursekrævende er det at gennemføre opgaven og hvor stort udbytte får I ud af at gennemføre opgaven. Placer opgaverne efter vurderingen.  

Begreberne Let/svært og stort/lille udbytte er relative. Det behøver ikke være korner der spares, det kan også være f.eks. en stor arbejdsmiljømæssig gevinst man opnår.

Beregn og analyser gerne, men vær ikke alt for detaljeret. Som regell er "bedste persons bedste bud" tilstrækkeligt i dette trin.

Træk en linje på skrå hvor I vurderer jeres resurser rækker til.

Det fremtidige flow kan nu opstilles i forhold til de opgaver der er prioriteret til at blive gennemført.

Denne fremtidige værdistrøm er sandsynligvis mindre vidtgående og ambitiøs end den I tegnede som Vision. Men dette er kun første iteration ud af flere gennemløb. 

Det fremtidige flow bliver når alle opgaver er gennemførte til den nuværende værdistrøm.

Når der er gået noget tid, måske 6, 12 eller 18 måneder kan I lave en ny analyse og afdække nye udfordringer og lave samme gennemgang og prioritering som ovenfor. 

Således kører VSM arbejdet videre cyklisk - efter PCDA tankegangen.  

De prioriterede opgaver opstilles i en plan, som I kan følge på f.eks. en Kaizen tavle. 

Synliggørelse er et vigtigt element i arbejdet med Lean. 

 Via planen kan i følge op på om opgaver gennemføres rettidigt.

I skal også bruge planen til at justere  igangsætningen af de kommende opgaver, hvis noget bliver forsinket eller færdiggjort før tid. 

 

I kan godt lave planer i Excel ark eller f.eks. i Microsoft Project.

Men Kaizen arbejdet med opgaverne i planen og opfølgningen skal I fortage via en tavle, der altid er synlig og nem at tilgå.  

Følg principperne i PDCA, så I han se status på de enkelte opgaver.

 Har I ikke tidligere anvendt Kaizen tavler, kan I med fordel bruge den tavle I igangsætter nu i det fremtidige arbejde med forbedringer.

På den måde kan I løbende tilføje nye opgaver, ud over dem der blev identificeret i VSM analysen.

Det er med stor sandsynlighed de samme resurser der er i spil, så en samlet tavle for opgaver er en fordel. 

 

Selve Værdistrøms analysen af den nuværende situation kan du lave med Post its på Brownpaper. Du kan købe det ved at klikke på links herunder.

 

 

 Sæt et stykke Brown paper op på en væg. Tænk stort, værdistrømmen kan blive længere end du regner med. Det er vigtigt at der er plads at "brede sig på". Løber du tør for papir skal du ikke forsøge at klemme dine Post it's sammen, det er bedre at sætte mere Brownpaper op. 

Nu er du klar til at lave værdistrømmen med dit team.

   Opstil processer:

Opstil processerne med Post it's i den rækkefølge de forekommer. Man vil normalt starte tættest på kunden og arbejde sig baglæns. Men især for administrative processer kan der virke uoverskueligt for nogen personer. Det kan derfor være lettere at få værdistrømmen opstillet og få folk til at byde ind, hvis man arbejder i retningen med flowet.

Vis tider, antal og andre væsentlige elementer.

Gør overblikket lettere, ved at tegne en lodret streg mellem afdelinger.

Det er vigtigt at være tilpas detaljeret, så de udfordringer der skal afdækkes kan identificeres.

Afdæk udfordringer og spild:

Vis med røde post its hvilke udfordringer der opleves omkring hver enkelt proces.

Vis også lagre og ventetider, samt tilbageløb mellem processerne og eventuelle eksterne interessenter.

Opstil gennemløbstid:
Optegn en tidslinje der viser gennemløbstiden samt ventetider som produktet, opgaven eller f.eks. patienten  oplever undervejs.  

De røde og grønne Post it's bruges herefter til at opstille en brutto opgave liste som beskrevet i trin 3 ovenfor (3. Identificering af indsatsområder.  

Den færdige Nuværende værdistrøm kan se f.eks. således ud.

    
 

Har du brug for hjælp til træning og facilitering af dit VSM arbejde, anbefaler vi at du kontakter Konsulenthuset Optimé, der har en mange årig erfaring med at gennemføre værdistrøms analyser af stort set alle typer processer i næsten alle brancher.

Link til Optimé's hjemmeside